¿Qué es el briefing y por qué deberías usarlo en tus proyectos?

¿Por qué deberías implementar un briefing en tus proyectos? Descubre qué es, cómo hacerlo y cuándo usarlo.

Me imagino que alguna vez escuchaste la palabra brief o briefing ya sea en una clase, en el trabajo o incluso navegando en internet y ahora estás aquí buscando ampliar tu conocimiento sobre qué es esta palabra que está presente en cada proyecto o en su mayoría, para este punto me imagino que ya sabrás el clásico significado de un brief o briefing; una guía para desarrollar un proyecto. Pero… ¿realmente qué es una guía? Deja te cuento de la forma más sencilla qué es y cómo aprovechar su uso en cada proyecto que realices.

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¿Qué es un briefing?

A grandes rasgos es un documento que recopila información relevante sobre un proyecto a realizar, incluso el concepto de briefing lo define como un documento base que contiene detalles importantes sobre un proyecto en específico. Más aún, un briefing es un archivo con diferentes preguntas,  capaz de agrupar datos claves para desarrollar un proyecto, es decir, toma en cuenta detalles esenciales para trabajar en un proyecto. ¡Alto! deberías saber que un briefing está presente en diferentes tipos proyectos como creativos, publicitarios, creación de estrategia y otros… Por eso es una herramienta esencial al momento de desarrollar proyectos de todo tipo y más en este mundo colaborativo donde existen participaciones multidisciplinarias (personas con diferentes habilidades y conocimientos), de manera que, se vuelve necesario tener la información en un solo documento para que les sea útil a todos los participantes del proyecto. Continuemos, ahora que sabes que un briefing puede estar en cualquier tipo de proyecto, te cuento sobre la información importante que sí o sí debería tener un brief: (básate en esto para formular las preguntas que estarán en tu brief)

-Información sobre el proyecto: aquí puede variar dependiendo del tipo de proyecto, pero en su mayoría es información sobre el cliente ya sea una marca, empresa, servicio, emprendimiento, etc.

-Información sobre el target o público objetivo al cual va dirigido el proyecto: aquí ayuda mucho definir cómo impactará el proyecto en los usuarios y cómo interactúan con el mismo

-Definir objetivos y metas: aquí ayuda el hecho de proyectarse a dónde se quiere llegar o qué se quiere lograr.

-Definir aspectos de diseño, tiempo y logística o cualquier otro aspecto relevante para el tipo de proyecto que se esté haciendo.

Ahora que sabes qué es y  cuáles son los básicos que debe tener un brief, te estarás preguntando de qué te servirá definir este tipo de información y detalles. Te lo cuento en la siguiente sección.

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¿Para qué sirve un briefing?

El briefing es o debería ser la partida para comenzar un proyecto, ya que este resume y recopila información esencial sobre el proyecto al ser un documento que especifica hacia dónde se quiere ir y bajo qué parámetros y objetivos. Por ello, es clave a la hora de planificar, ya que sirve para optimizar el tiempo y organizarlo, gracias a tener una guía desde el principio. Además, evita tener espacios muertos de tiempo o usarlo en investigaciones bagas. En resumen, la función del briefing es direccionar los siguientes pasos desde un inicio.

Existen un sin fin de tipos de briefing desde briefing de marca, briefing en publicidad, briefing en la industria creativa, entre otros. Y de verdad son útiles en cada proyecto? Claro que sí. El briefing te ayuda a establecer información correcta desde un principio, ya que esta información se obtiene desde fuentes primarias como lo son los clientes para los cuales se hará el proyecto. De esta forma se puede tener una idea más clara de hacia dónde se quiere llegar. Por ejemplo si se está haciendo un briefing para un proyecto de anuncios publicitarios, sabremos de fuentes principales qué tipo de contenido quieren publicitar, parámetros para la creación de los artes, tiempos y alcances, etc. Saber esto desde un principio, sin duda, aumentará la productividad del proyecto al agilizar las diferentes etapas. A la par, el briefing sirve como respaldo de condiciones y plan de trabajo, ya que este fue hecho con el cliente, logrando evitar ir por caminos que no es lo que acordaron y a la vez teniendo un respaldo sobre el cual se trabajó. Recuerda que el briefing es una herramienta para guiar un proyecto, pero también establece parámetros desde un principio para evitar divagar.

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¿Cómo se hace un briefing?

Sin duda encontrarás muchos ejemplos de briefing, pero quiero aprovechar tu atención e interés en este blog para contarte cómo puedes ir haciendo un briefing. Realmente no existe un único formato o reglas para crearlo, ya que esto va a variar por cada tipo de proyecto, pero como te conté al principio, siempre habrá esenciales y sobre ello se irá trabajando, ya sea aumentando o quitando preguntas. En base a mi experiencia te cuento cómo puedes irlo haciendo.

Primero organiza prioridades de información:

-Define para quién es el proyecto: haz preguntas sobre nombre, rol, forma de comunicar, tiempo en el mercado, objetivos, metas, etc. 

-Define target o público objetivo del proyecto: haz preguntas sobre edad, género, estatus económico, características, actitudes,etc.

-Define métricas, pros y contras, tiempos de entregas, en fin, cualquier detalle importante.

¡Recuerda! Esto lo debes hacer en formato pregunta, ya que lo que buscas es tener respuestas claras y recaudar información valiosa.

Ahora para que quede un poquito más claro, hagámoslo con un ejemplo, en este caso, un briefing de marca, para ello tomaremos en cuenta:

Información sobre la marca, persona que lo maneja, forma de comunicar, hacia dónde quiere llegar, datos cualitativos y cuantitativos, aspiraciones gráfica (estilos de diseños) ya sea si estás trabajando en un nuevo branding o en un rebranding, gustos particulares (en este paso puedes apoyarte en que incluyan imágenes de referencia), tiempos de entrega, aplicaciones, formatos, espacios dónde estará el proyecto, etc. En fin, enfócate en incluir preguntas que logren recaudar la mayor información posible para hacer el proyecto. Fíjate en los detalles.

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Herramientas para compartir el briefing con clientes

Es crucial que la forma en la que compartas este documento sea fácil y rápida de llenar, lo que más queremos es que las respuestas sean claras. Las preguntas deberían ser específicas y que realmente logren recopilar la información necesaria. Por ello te cuento de estas herramientas en línea en las que puedes apoyarte, ya que muchas de las veces, para optimizar el tiempo, se prefiere que el cliente llene este documento con tranquilidad y sin presiones, por eso te recomiendo usar herramientas como:

-Archivos compartidos desde Drive, One Drive o algún almacenamiento virtual.

-Google forms

-Crear un formulario virtual en una página web 

Si bien esta última es mayormente considerada para personas con mayor experiencia, no deja de ser una opción. Pero si apenas estás empezando, apóyate de herramientas gratis como lo son Google forms o el almacenamiento virtual, que te permiten crear archivos editables y fáciles de compartir.

Otra de las opciones es tener una reunión donde tengas de apoyo el briefing e irlo llenando en conjunto. Pero esto tiene sus limitantes, muchas de las veces por el tiempo o presión de la reunión, no se logra capturar detalles importantes. Por ende, es importante abrir la posibilidad de enviárselo luego de la reunión por si quiere añadir o corregir algo. Por supuesto que hay muchas otras herramientas, pero te dejo las más útiles y fáciles de compartir a nivel global.

En conclusión, el briefing es versátil, no te cases con una estructura, mejor aprovéchalo y úsalo para sacarle el mejor potencial y aplicarlo en diferentes proyectos, para esto es importante pensar que es crucial saber para facilitar el desarrollo del proyectos. Siempre proyéctate a las fases del proyecto e imagina qué preguntas podrían surgir para así poder tener la información a la mano. En fin, agrégale preguntas que necesites y te ayuden a mejorar tu productividad. Y sobre todo, no tengas miedo a editar un brief, su uso y aplicación es inmenso por lo cual se vuelve útil en cada proyecto.

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Gracias por leer este blog, espero te haya gustado y te sea útil. Si tienes preguntas sobre este tema y te gustaría saber algo adicional no dudes en escribirnos, mándanos un mensaje con tus preguntas o sugerencias de temas para nuestros siguientes blogs. 

Léenos, subimos un nuevo blog cada semana :)

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